ZAVOD-IT

Как грамотно планировать рабочий день на удаленке?

В 2020 году произошел массовый переход на удаленную работу, связанный с высоким распространением инфекции COVID-19 по всему миру. Для обеспечения безопасности сотрудников, большинство компаний были вынуждены перевести их на дистанционку. Руководители компаний, как и сотрудники, оказались не готовы к такому резкому переходу, так как ранее они не практиковали подобный формат работы. В связи с этим, и у руководителей и у работников возникли вопросы о правилах и организации работы при удаленке. В данной статье мы ответим на один из них: Как грамотно планировать рабочий день на удаленке?

Как грамотно распланировать рабочий день на удаленке? Какие программы вы бы посоветовали использовать?

При переходе на удаленку мы рекомендуем придерживаться такого же распорядка дня, какой был у вас во время работы в офисе. Лучше будет, если утренний подъем будет в то же время и рабочий график не изменится.

Более поздний подъем и сдвиг рабочего графика на несколько часов может стать причиной снижения рабочей продуктивности, так как подсознательно вы привыкли работать по старому графику и после завершения “офисного” рабочего дня активность резко упадет.

Также, для более продуктивной работы на удаленке мы советуем с утра прописывать себе задачи, которые необходимо выполнить в течение дня. Так вы сможете структурировать свой рабочий день и он практически не будет отличаться от офисного. 

Если своими силами организовать удаленный рабочий режим не получается, то вы можете прибегнуть к подключению специальных приложений для удаленной работы

Оставаться в рабочем строю сотрудникам могут помочь следующие сервисы:

1. Тайм-трекер для контроля отработанного времени;

2. Платформа для постановки и отслеживания выполнения задач;

3. ПО для онлайн-мониторинга за экранами сотрудников.

Как перестать беспокоиться за собственную производительность труда? 

Формат удаленной работы может плохо влиять на моральный дух сотрудника из-за отсутствия офисной атмосферы. Зачастую удаленщики считают, что они недостаточно хорошо работают, так как получают меньше обратной связи по задачам от руководителя и коллег. 

Мы разработали несколько советов для того, чтобы меньше беспокоиться за собственную производительность: 

1. Активно использовать инструменты для удаленной работы (например, менеджеры задач Trello и Jira). Эти сервисы служат не только для постановки задач, но и для взаимодействия сотрудников по ним. Вы можете просматривать задачи других сотрудников по вашему проекту, обмениваться с ними комментариями, мнениями и опытом по задачам и узнавать их мнение насчет доработок.

2. Участвовать в онлайн-конференциях, которые проводятся в вашей компании. Так вы сможете не только обсудить задачи с коллегами, но и насладиться относительно живым общением с ними. 

3. Поддерживать общение с сотрудниками в онлайн-чате компании. 

Вы обязательно найдете поддержку у коллег и руководства если будете постоянно взаимодействовать с ними, получая обратную связь по задачам. Так вы поймете что ваша продуктивность находится на высоком уровне.  

Как руководству оценивать эффективность работы сотрудников на удаленке?

Возможно, сотрудники будут не рады программам по контролю за их деятельностью, но их введение сможет дисциплинировать сотрудника.  

С помощью тайм-трекера не только руководитель будет знать сколько часов за неделю или месяц отработал подчиненный, но и сам сотрудник сможет проконтролировать свое рабочее время. На удаленной работе часы часто бывают размыты и работнику сложно определить, сколько именно времени он уже отработал. В качестве тайм-трекера вы можете использовать Clockify или Timely.

Платформа для постановки и отслеживания выполнения задач поможет сотрудникам спланировать свою рабочую неделю так, чтобы они успели выполнить все задачи. Кроме того, пользуясь этим сервисом работник точно не забудет ни об одной из рабочих задач. Надежные менеджеры задач - это Jira и Trello.

ПО для онлайн-мониторинга за экранами сотрудников поможет увидеть руководителю, чем в данный момент занимается удаленный работник. Скорее всего, сотрудники с большим негативом отнесутся к внедрению данного инструмента, но он эффективно воздействует на сотрудников и сразу зафиксирует, если в рабочее время сотрудник будет  заниматься личными делами. Самыми лучшими ПО для мониторинга являются Kickidler, Bitcop и Teamon.live.

Стоит ли руководителям учитывать неизбежную потерю эффективности работы на удаленке?

По оценке OWL Labs, одним из главных страхов руководителя на удаленке является снижение эффективности сотрудников. Этого опасаются 82% опрошенных респондентов. На самом деле у этой истории есть и хорошие сценарии. Например, такие крупные компании как Вконтакте и Билайн заявили, что продуктивность сотрудников на удаленке либо не изменилась, либо выросла. Microsoft также отмечает рост продуктивности своих сотрудников, но вместе с тем работники стали менее креативными.

Если руководитель заметил снижение эффективности сотрудника, то, в первую очередь, необходимо понять с чем это связано. Скорее всего, ему не хватает обратной связи по выполнению задач или взаимодействия с коллегами.

В качестве стимуляции сотрудника к работе мы рекомендуем использовать сервисы, которые были описаны нами выше. Таким образом, задачи с дедлайнами и контроль со стороны помогут ему вернуться в прежний рабочий ритм и повысить свою продуктивность.